Netflix - Stranger Things S5 Screening & Clubhouse

Context

Voor Netflix draaide ik een Stranger Things S5 screening in combinatie met een Clubhouse experience in Amsterdam. Het event bestond uit meerdere onderdelen met strakke tijdsloten: ontvangst, hospitality, preview screening en daarna doorstroom naar activiteiten in de Clubhouse.

Uitdaging

De operatie moest extreem strak lopen door beperkte tijd per groep en hoge eisen aan beleving en veiligheid. In 30 minuten moesten 250 gasten:

• binnenkomen
• jassen afgeven (garderobe)
• eten/drinken krijgen
• op tijd in de juiste zaal zitten voor de preview

Na afloop moest dezelfde groep in 15 minuten de zaal uit en door naar de volgende activiteiten, terwijl de locatie direct werd gereset voor de volgende groep. Dit draaide 2 avonden × 2 groepen (o.a. influencers en VIP-genodigden van partners/sponsoren), met extra focus op brand experience en hospitality.

Mijn Verantwoordelijkheid

Ik was verantwoordelijk voor een team van ongeveer 30 personen en stuurde de volledige flow rondom hospitality en zaalplaatsingen aan, inclusief:

• catering & uitgifte (eten/drinken op tijd en gecontroleerd)
• routing naar de juiste ruimtes/zalen
• afstemming met security om lekken van de preview te voorkomen
• coördinatie met techniek/projectie (film start op het juiste moment)
• garderobe en front-of-house operations
• reset tussen groepen en herverdeling van crew

Aanpak / Hoe ik het heb georganiseerd

• Flow ingericht als keten met vaste checkpoints (entree → garderobe → hospitality → zaal → exit)
• Crew-rotatieplan: mensen dynamisch verplaatsen naar de drukste punten (bottlenecks) op het juiste moment
• Heldere rolverdeling: per checkpoint één aanspreekpunt + korte escalatielijn
• Timing strak bewaakt: cues/communicatie, doorstroom actief sturen en direct resetten na afloop
• Extra aandacht voor speciale groepen (influencers/VIP) zonder de totale flow te verstoren

Event-impressie (video)

Onderstaande video geeft een korte indruk van de setting en beleving van het event.

Vaardigheden

Event operations • Run-of-show • Crew management (30+) • Guest flow & crowd control • Hospitality & catering coördinatie • Security awareness • Problem solving onder druk