Werkt jouw event met deelnemers die continu doorstromen, over meerdere uren? Dit project laat zien hoe ik lange shifts operationeel strak houd, met aandacht voor veiligheid, deelnemersflow en real-time bijsturing. Ook onder vermoeidheid en druk blijft de uitvoering kloppen.
Context
ESN organiseerde een 24-uurs "sled push" wereldrecordevent op Rotterdam Centraal, met publiek,
forenzen en een doorlopende livestream. Het event moest niet alleen inhoudelijk kloppen voor de
recordorganisatie, maar ook veilig en netjes verlopen in een drukke stationsomgeving.
Uitdaging
Een recordevent in een publieke high-traffic locatie betekent extra complexiteit: je hebt continue
doorstroom van deelnemers én publiek, terwijl je ook rekening houdt met locatieregels (NS),
veiligheid, publiekssturing en strakke timing.
Tegelijk moet registratie betrouwbaar zijn en moet de beleving goed blijven voor publiek en livestream.
Mijn Verantwoordelijkheid
Ik was verantwoordelijk voor een team van 15 crewleden gedurende de eerste 12 uur
en stuurde de volledige uitvoering op de vloer aan:
deelnemers verwelkomen, begeleiden en briefen (regels + planning)
warming-up faciliteren en deelnemers gereed maken
naleving van regels bewaken (recordregels + locatie/NS-afspraken)
safety en blessure-afhandeling coördineren samen met EHBO
backstage/toegang bewaken (alleen deelnemers bij warming-up/spullen)
publieksbeleving ondersteunen via afstemming met host
live registratie van pushes volgens eisen van de recordorganisatie (met steekproefcontroles)
afstemming met social media team en de crew van de 24/7 livestream
Planning & uitvoering (mijn shift)
36 deelnemers verdeeld over groepen van 6
Elke groep duwde 2 uur, waardoor timing, wisselmomenten en pacing strak moesten verlopen
Continue bezetting op de drukste punten om opstoppingen te voorkomen (warming-up, start/finish, backstage)
Aanpak / Hoe ik het organiseerde
Duidelijke rolverdeling binnen crew (deelnemersflow, backstage, registratie, veiligheid)
Vaste communicatie- en escalatielijnen om snel te schakelen bij piekmomenten
